Wnioski o urzędowe potwierdzenie treści materiałów archiwalnych

Archiwa państwowe, obdarzane publicznym zaufaniem, dokonują urzędowych potwierdzeń treści przechowywanych materiałów archiwalnych – w postaci ich uwierzytelnionych odwzorowań (odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji), a także w postaci wtórnych dokumentów, w sposób opisowy prezentujących ich treść lub jej składniki wyróżnione przez wnioskodawcę. Wszystkie te rodzaje urzędowych potwierdzeń podlegają przepisom o wydawaniu zaświadczeń.

Zasady wydawania zaświadczeń unormowane są w Kodeksie postępowania administracyjnego. Osoba, która ubiega się o urzędowe potwierdzenie treści dokumentu z zasobu archiwum państwowego zobowiązana jest złożyć podanie, w którym dokładnie określi swoje żądanie oraz wykaże interes prawny w uzyskaniu takiego potwierdzenia. Powinna też podać swoje imię i nazwisko oraz adres. Podanie złożone w tradycyjnej formie pisemnej musi być opatrzone własnoręcznym podpisem wnioskodawcy, a podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym, lub uwierzytelnione w sposób, który pozwala na potwierdzenie pochodzenia i integralności danych, a także musi zawierać adres elektroniczny wnioskodawcy. Podania mogą być również wnoszone ustnie do protokołu.

Istnieje możliwość działania przez pełnomocnika. W takim wypadku można się spotkać z wymaganiem przedłożenie pełnomocnictwa.

Wykazanie interesu prawnego w uzyskaniu urzędowego potwierdzenia polega na powołaniu się na przepis prawa, z którego zastosowaniem w stosunku do siebie wnioskodawca wiąże uzyskanie przywileju albo zwolnienie z obowiązku. Równoważne znaczenie ma wykazanie nakazu prawnego, któremu ewentualnie podlega wnioskodawca w zakresie udowodnienia stanu faktycznego lub prawnego.

Wnioski o wydanie urzędowego potwierdzenia treści materiałów archiwalnych powinny być kierowane do właściwych archiwów państwowych, tzn. – na ogół – zgodnie z terytorialnym zasięgiem ich działania.