Udostępnianie archiwaliów

Udostępnianie zasobu archiwalnego archiwów państwowych

  • Każdy może osobiście zapoznawać się z dokumentami stanowiącymi zasób archiwalny, bez konieczności podania uzasadnienia ani wnoszenia opłat. Dokumenty te są dostępne w czytelniach lub pracowniach archiwów albo – w postaci kopii cyfrowych – w otwartych systemach teleinformatycznych.
  • Zamówienie archiwaliów jest możliwe w czasie wizyty w archiwum, albo drogą elektroniczną. Pomocne wskazówki można znaleźć na stronach internetowych poszczególnych archiwów państwowych (sieć archiwów). Kompleksowych informacji o zasobie archiwalnym dostarcza serwis https://www.szukajwarchiwach.gov.pl/.
  • Istnieje również możliwość zamówienia kopii dokumentów archiwalnych (a także odpisów, wypisów lub wyciągów) lub informacji o ich treści. Ponadto archiwa oferują wyszukiwanie informacji i dokumentów według kryteriów określonych przez zamawiającego. Wszystkie te formy pośredniczenia przez archiwa w korzystaniu z ich zasobu są usługami odpłatnymi. Zasady ich świadczenia są zbieżne przepisami o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.
  • Niektóre archiwa zamieszczają na swoich stronach www formularze zamówień na usługi. W pozostałych przypadkach zamówienie złożyć można w postaci pisemnej, z dokładnym określeniem jego przedmiotu. Jeśli odnaleziona ma być  informacja albo dokument, należy podać wszelkie znane dane, które zawężałyby obszar poszukiwań – w tym np. dane osobowe, dokładną albo przybliżoną datę (okres) wytworzenia informacji lub dokumentu, wystawcę dokumentu, inne ważne okoliczności. W przypadku zamawiania kopii archiwaliów, wskazać trzeba na ogół nazwę odpowiedniego zespołu (zboru) archiwalnego, sygnaturę jednostki inwentarzowej oraz numery wybranych kart. Niezbędne jest też podanie danych zamawiającego, w zakresie umożliwiającym rozliczenie należności oraz ewentualnie przesłanie rezultatów usługi.
  • Prawo do korzystania z zasobu archiwalnego może kolidować z ochroną niektórych informacji przed rozpowszechnianiem. Wyróżnia się pod tym względem ochrona informacji niejawnych, dóbr osobistych i danych osobowych, a także zagrożenie fizycznej integralności historycznych dokumentów. Tego rodzaju przeszkody powodują ograniczenie dostępności archiwaliów. Wzajemnie sprzeczne interesy informacyjne (ujawnić/ukryć) podlegają uzgadnianiu w postępowaniu administracyjnym w sprawie odmowy dostępu. Rezultatem może być zarówno umorzenie postępowania (i udostępnienie dokumentów), jak i odmowa dostępu, a także rozwiązania pośrednie (częściowe wyłączenia). Rozstrzygnięcia, które ograniczają dostęp do zasobu archiwalnego, podlegają zaskarżeniu. Także osoba zainteresowana jest w stanie minimalizować niektóre zastrzeżenia, zobowiązując się do ograniczonego użytku informacji uzyskanych w archiwum (np. do anonimizacji publikowanych wyników badań).
  • Praktyczne aspekty korzystania z zasobu archiwalnego zostały ujęte w zarządzeniu nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych, a także w regulaminach wydanych przez dyrektorów poszczególnych jednostek sieci archiwalnej.
  • W trybie odrębnym od udostępniania materiałów archiwalnych archiwa państwowe dokonują urzędowych potwierdzeń treści tych materiałów, wydając uwierzytelnione kopie, uwierzytelnione odpisy i inne zaświadczenia.