Dokumentacja osobowo-płacowa

Informacja dla osób poszukujących dokumentów osobowo-płacowych do celów emerytalno-rentowych oraz ustalenia kapitału początkowego

 

Poszukujesz dokumentacji z okresu zatrudnienia?

  • sprawdź czy zakład pracy, w którym byłeś zatrudniony nadal istnienie lub czy zmienił nazwę lub adres prowadzenia działalności (pomocny będzie KRS lub CEIDG).

Dokumentację potrzebną pracownikowi do ustalenia wymiaru emerytury lub renty ma obowiązek przechowywać i zabezpieczyć zakład pracy.

  • jeśli zakład pracy istnieje zwróć się bezpośrednio do byłego pracodawcy o wydanie kopii potrzebnej dokumentacji – otrzymasz je bezpłatnie.
  • jeśli zakład pracy był jednostką państwową, należy zwrócić się do jego sukcesora, który kontynuuje działalność i powinien przechowywać dokumentację swojego poprzednika. Sukcesorami mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe, które powstały w wyniku zmian organizacyjnych; spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego i przejęły jego majątek oraz akta. W razie braku sukcesora należy zwrócić się do właściwego rzeczowo organu administracji państwowej (założycielskiego lub nadrzędnego) byłego pracodawcy, którymi często są wojewoda lub minister (dane kontaktowe: ministerstwa, urzędy wojewódzkie).
  • jeśli zakład pracy był spółdzielnią – Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 kwietnia 1995 roku w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych (Dz. U. Nr 47, poz. 248) – likwidator przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji – Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja taka może zostać przekazana na przechowanie wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą spółdzielni albo organizacji spółdzielczej lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich (dane kontaktowe: Krajowa Rada Spółdzielcza, Związek Lustracyjny Spółdzielni Pracy, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich).
  • dokumentację Państwowych Gospodarstw Rolnych (PGR) przechowuje najczęściej Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa (poprzednio Agencja Nieruchomości Rolnych).
  • Pamiętaj! O miejscu przechowywania dokumentów zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

 

Udzielanie informacji o przechowywaniu dokumentacji osobowo-płacowej

 

Miejsce przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy można ustalić za pomocą baz dostępnych na stronach internetowych:

  • Archiwum Państwowego w Warszawie

„Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców”

  • Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

„Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy”

Informacji o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej udziela również Archiwum Państwowe w Warszawie, Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (tel. 22 635 68 22, 22 724 76 05).

Zachęcamy do zapoznania się z Przewodnikiem dla osób poszukujących dokumentacji z okresu zatrudnienia, dostępnym na stronie internetowej Archiwum Państwowego w Warszawie.

 

Zamówienie kopii z dokumentacji osobowo-płacowej

 

FORMULARZ: wzory formularzy/ wniosków o wydanie kopii lub odpisów z dokumentacji pracowniczej dostępne są zazwyczaj na stronach internetowych podmiotów przechowujących akta pracownicze.

Nie ma obowiązku korzystania ze wzorów formularzy, ważne jest jedynie, by wniosek zawierał komplet informacji, w tym: nazwę zakładu pracy wraz z adresem, zajmowane stanowisko, okres zatrudnienia, dane osoby, której dotyczy dokumentacja (nazwisko panieńskie – jeśli dotyczy, aktualne dane kontaktowe) oraz rodzaj poszukiwanej dokumentacji.

OPŁATY: za wydawane kopie dokumentacji podmioty świadczące usługi przechowalnicze pobierają opłaty, których wysokość nie może przekraczać stawek wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania.

CZAS OCZEKIWANIA: nie powinien być dłuższy niż 30 dni.

TRUDNOŚCI w uzyskaniu kopii dokumentacji przechowywanej przez podmiot świadczący usługi przechowalnicze (lista dostępna tutaj) należy zgłosić marszałkowi, który wpisał danego przechowawcę do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Tylko marszałek województwa może przeprowadzić kontrolę takiego podmiotu.

 

Okresy przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej:

 

Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane).

50 lat – dla dokumentacji osobowej liczony od zakończenia pracy u danego pracodawcy, dla dokumentacji płacowej liczony od powstania akt.

Ważne: dla akt płacowych (listy płac, karty wynagrodzeń) – do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej – obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania wyznaczony wcześniej obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

10 lat – dla dokumentacji osobowej i płacowej osób, które nawiązały stosunek pracy od 1 stycznia 2019 r., a także w przypadkach wskazanych w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357).

 

W Internecie są dostępne następujące bazy informujące o zlikwidowanych zakładach pracy, m.in.:

 

  • Urzędy wojewódzkie – przechowują dokumentację po zlikwidowanych przedsiębiorstwach państwowych:

Zakład Obsługi Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie

Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Lubuski Urząd Wojewódzki

Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Małopolski Urząd Wojewódzki

Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Podkarpacki Urząd Wojewódzki

Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Dolnośląski Urząd Wojewódzki

Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki

Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Lubelski Urząd Wojewódzki

Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Pomorski Urząd Wojewódzki

Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Śląski Urząd Wojewódzki

Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Świętokrzyski Urząd Wojewódzki

Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki

Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki

Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Wielkopolski Urząd Wojewódzki

Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Opolski Urząd Wojewódzki

Wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację przechowuje Łódzki Urząd Wojewódzki

Informacje i wykaz zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, dla których organem założycielskim był Wojewoda Suwalski, przechowywana przez Urząd Miejski w Suwałkach

Informacja na stronie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego

strona spółki Archiwa Opolskie zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw

strona spółki „ArchiDoc” zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw

strona firmy Emiks zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw

Wyszukiwarka firmy PIKAWykaz Archiwum Usługowego Filia Transprin-u

Wykaz Pomorskiej Agencji Finansowej

Wykaz Zakładu Usług Archiwalnych Składnica

Wykaz firmy Audiator

Wykaz firmy Narew Ostrołęka

Wykaz firmy Archiwum Serwis

Wykaz firmy Arch-data

Wykaz Archiwum Terra

Wykaz firmy COKOM

Wykaz Archiwum Usługowe AKTA

Wykaz firmy AGADAR

Wykaz firmy Musi Novum

Wykaz firmy Archet-Nausea

Wykaz Usługi Archiwistyczne – Składnica Depozytowa

Wyszukiwarka firmy Archeon

Wykaz firm Archiwum JP

Wykaz firm Archiwum Depozytowe

Wykaz firm Archiwum Dokumentów

Wykaz firm Acta Nova

Wykaz firm Śląskie Centrum Archiwizacji i Inicjatyw Gospodarczych

Wykaz firm ACD

Wykaz firmy Ulmex