Wymagania dla przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej

Informacja dla przedsiębiorców chcących prowadzić działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r., poz. 217 z późn. zm.) stanowi, że działalność gospodarczą w zakresie przechowania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców mogą prowadzić jedynie przedsiębiorcy posiadający wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Rejestr prowadzą marszałkowie poszczególnych województw.

 

Uzyskanie wpisu jest uzależnione od spełnienia następujących warunków:

  1. prowadzenia działalności gospodarczej w określonej formie prawnej,
  2. posiadania odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno – technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowania i udostępniania dokumentacji,
  3. posiadania regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem,
  4. zatrudnienia do obsługi dokumentacji osób posiadających specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową,
  5. w skład zarządu nie wchodzą osoby karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub przeciwko mieniu.

Marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru na podstawie pisemnego wniosku przedsiębiorcy z dołączonym oświadczeniem następującej treści:

„Oświadczam, że dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą; znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.”

Wpisanemu do rejestru przedsiębiorcy wydawane jest zaświadczenie o wpisie (art. 51f, ust.1 ustawy).

Marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o dokonaniu wpisu Przedsiębiorcy do rejestru. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych, zwaną dalej „ewidencją” (art. 51g ustawy).

Przedsiębiorca w zakresie objętym wpisem podlega kontroli marszałka województwa. Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu (art. 51j ustawy).

 

Forma prawna działalności

Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej może być prowadzona przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (art. 51a ustawy).

 

Baza magazynowa

Posiadana przez przedsiębiorcę baza magazynowa powinna zapewniać właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji oraz należytą ochronę przed jej zniszczeniem i kradzieżą (art. 51d ust.1 pkt.1, art. 51n ustawy).

Techniczne warunki, jakie musi spełnić baza magazynowa, m.in. w zakresie usytuowania budynków i pomieszczeń magazynowych, ich infrastruktury technicznej i wyposażenia, określone zostały rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005, Nr 32, poz. 284).

 

Regulamin usług

Przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem (art.51d ust.1 pkt.2, art. 51k ustawy).

Regulamin musi określać:

  • zakres świadczonych usług,
  • zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania,
  • ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi,
  • miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania,
  • tryb przyjmowania interesantów,
  • sposób i terminy udostępniania dokumentacji,
  • wysokość opłat pobieranych za usługi,
  • procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.

 

Kwalifikacje pracowników

Do obsługi dokumentacji osobowej i płacowej polegającej na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowywaniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu (wydawaniu z niej odpisów i kopii) przedsiębiorca jest zobowiązany zatrudnić osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową (art.51d ust.1 pkt.3, art. 51m ustawy).

Wymogi w tym zakresie szczegółowo określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68 poz. 596). 

 

Obsługa interesantów

Przedsiębiorca ma obowiązek:

  • zamieścić w swojej siedzibie informację o godzinach przyjmowania interesantów oraz formie i sposobie udzielania informacji, wydawania kopii i odpisów z przechowywanej dokumentacji,
  • udostępnić Regulamin usług w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci,
  • ustalić cennik usług i umieścić go w miejscu dostępnym dla interesantów – wysokość pobieranych opłat nie może przekroczyć maksymalnych stawek za sporządzenie kopii i odpisu określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzanie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowania (Dz. U. 2005, Nr 28, poz. 240),
  • wydzielić pomieszczenie lub jego część do obsługi interesantów,
  • terminowo załatwiać wnioski interesantów – rejestrowane w kolejności ich wpływu; rejestracji podlegają także wydawane kopie i odpisy. Wnioski o wydanie kopii lub odpisu z dokumentacji osobowej i płacowej powinny być załatwiane niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od daty ich wpływu do Przedsiębiorcy,
  • na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy przekazać kopie lub odpisy tej dokumentacji drogą pocztową lub w inny wskazany przez żądającego sposób, pod wskazany przez niego adres, powiększając kwotę należności za usługę o poniesione koszty tego przekazania, albo zapewnić żądającemu wgląd w dotyczącą go dokumentację w miejscu znajdującym się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

 

Postępowanie z dokumentacją

Dokumentację osobową i płacową Przedsiębiorca powinien przejmować na podstawie pisemnych cywilnoprawnych umów o przechowanie (art. 51l ustawy). Przed przyjęciem dokumentacja  powinna być uporządkowana i zewidencjonowana, samo zaś jej przejęcie powinno nastąpić w trybie ustalonym w regulaminie wewnętrznym (wskazany spis zdawczo – odbiorczy).

Po przejęciu Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi – w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego (art. 51g ust. 6 ustawy).

Dokumentacja powinna być przechowywana w odpowiednio oznakowanych opakowaniach jednostkowych i zbiorczych. Przedsiębiorca powinien prowadzić wykaz posiadanej dokumentacji. W przypadku przetwarzania danych o przechowywanej dokumentacji w systemie informatycznym – należy zastosować sprzęt i oprogramowanie umożliwiające sprawne i szybkie wyszukiwanie danych oraz ich bezpieczeństwo.  Brakowanie dokumentacji może być przeprowadzone dopiero po upływie ustawowego okresu jej przechowywania. W przypadku, gdy Przedsiębiorca przechowuje dokumentację państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych – jej zniszczenie może nastąpić wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody dyrektora archiwum państwowego właściwego miejscowo dla tych jednostek. Zniszczenie dokumentacji należy potwierdzić protokołem lub zaświadczeniem.

 

Obowiązki zarejestrowanego przedsiębiorcy

  1. Przechowywanie zgromadzonych akt przez czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji, zapewniając zgromadzonej dokumentacji właściwe warunki przechowywania, w tym właściwą ochronę gromadzonych danych osobowych.
  2. Powołanie inspektora ochrony danych zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.) w związku z art. 37 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
  3. Udostępnianie zgromadzonej dokumentacji osobom uprawnionym. W celu usprawnienia udostępniania, a także ich ewidencjonowania, opracowywania i zabezpieczania, ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zobowiązuje przedsiębiorców do posiadania regulaminu usług i zatrudniania do obsługi dokumentacji osób posiadających specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
  4. W przypadku likwidacji lub upadłości przekazanie zgromadzonej dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym osobowej i płacowej podmiotowi uprawnionemu do prowadzenia działalności przechowalniczej. Zgodnie z art. 51p ust. 1 i 3 ustawy, w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości przedsiębiorca jest obowiązany zabezpieczyć zgromadzoną dokumentację pracowniczą poprzez:
    a) przekazanie jej na odpłatne przechowywanie podmiotowi uprawnionemu do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie przechowywania akt osobowych i płacowych, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowywania zawartych przez przedsiębiorcę,
    b) w razie braku środków finansowych na koszty dalszego przechowywania, Przedsiębiorca powinien zwrócić się do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia o braku środków na pokrycie kosztów przechowywania, które stanowiłoby podstawę przejęcia dokumentacji na czasowe przechowywanie przez podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu – przez archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym. Wybór przechowawcy oraz jednego z ww. trybów należy do przedsiębiorcy.

 

W związku z wejściem w życie od 1 stycznia 2019 r. przepisów ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,

Przedsiębiorco pamiętaj, że:

zapisy ww. ustawy nie będą miały wpływu na okres przechowywania akt pracowniczych, które zostały przejęte (do dnia 31 grudnia 2018 r.) w ramach prowadzonej przez Ciebie działalności. Okres ten wynosi 50 lat i nie ulega skróceniu.