Techniki łączenia dokumentacji

Ze względu na pojawiające się coraz częściej pytania i wątpliwości w zakresie dopuszczalnych technik łączenia dokumentacji papierowej (tzw. sznurowanie dokumentacji) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zdecydował o przeprowadzeniu rozpoznania tego problemu przez Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów we współpracy z pracowniami konserwatorskimi w archiwach państwowych w Polsce.

Poniżej prezentujemy wyniki ankiety przeprowadzonej wśród pracowni konserwacji archiwów państwowych w Polsce oraz opinię Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów.

Na bazie zebranych materiałów, można stwierdzić, że w aspekcie technicznego zabezpieczania dokumentacji papierowej wskazanym jest:

  1. Pozostawianie dokumentacji papierowej luzem w teczkach i pudłach z kartonu i papieru z rezerwą alkaliczną. Ułatwia to i przyspiesza późniejsze poddawanie tej dokumentacji masowemu odkwaszaniu, a także digitalizacji. Celem zapewnienia bezpieczeństwa kompletności teczki i porządku układu dokumentacji w teczce obowiązkowa powinna być numeracja stron.
  2. Jeżeli nie jest możliwe z różnych przyczyn zastosowanie zasady, o której mowa w pkt 1, to łączenie kart dokumentacji powinno dokonywać się z zastosowaniem taśmy bawełnianej o szerokości minimum ok. 5 mm, niebarwionej, i to przez istniejące już w dokumentacji otwory. Nie jest wskazanym dziurkowanie dokumentacji tylko po to, by ją połączyć dla celów przechowywania w archiwum.
  3. Zamiast taśmy bawełnianej możliwe jest zastosowanie klipsów plastikowych ze względu na ich funkcjonalność i łatwość w manipulowaniu nimi. Jednakże należy pamiętać, że jest to produkt stosunkowo nowy w Polsce i brak jest informacji na temat naturalnego jego starzenia się w ciągu co najmniej kilkudziesięciu lat. Stosować można klipsy zaczepowe, wykonane z bezbarwnego, białego lub nieznacznie zabarwionego polipropylenu lub polietylenu. Tworzywo, z którego wykonano klipsy, nie powinno zawierać plastyfikatorów. Wskazanym jest także, by trwałość klipsów określona była przez producenta na więcej niż 25 lat.
  4. Do łączenia dokumentacji niedopuszczalne jest wykorzystywanie: sznurków, dratew, grubych nici, klejów syntetycznych, czy części metalowych.
  5. Wszelkie łączenie kart, czy to taśmą czy klipsami, może skutkować uszkodzeniami w dokumentacji. Należy umieścić między dokumentacją a taśmą lub klipsem pasek z cienkiej tektury, kartonu lub grubego papieru alkalicznego. Takie rozwiązanie stanowi minimalne zabezpieczenie przed odciskaniem śladu wiązania lub klipsów w papierze lub przed przedarciem papieru.
  6. Dodatkowo dokumentacja papierowa powinna być pozbawiona wszelkich koszulek foliowych.

Oczywiście, wszystkie powyżej wymienione uwagi, ukierunkowane są przede wszystkim na zabezpieczanie dokumentacji o wartości historycznej, czyli materiałów archiwalnych (dokumentacja kategorii A), ale powinny mieć takie samo zastosowanie do dokumentacji kwalifikowanej do kategorii B o długim  okresie przechowywania, tj. powyżej 10 lat.

Materiały źródłowe:

  1. Opinia  Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów.
  2. Wyniki ankiety wśród pracowni konserwacji archiwów państwowych w Polsce:
Archiwum PaństwoweCzy można pozostawiać akta luzem?Kwestia dziurkowania aktCzym scalać/sznurkować?Ile dziurek?Koszulki folioweKwestia klipsów plastikowychOpakowania
AAN WarszawatakNie dla nowych otworówMateriały naturalneTylko te które już sąnieotwartabezkwasowe
AGAD Warszawataktak
(z ograniczeniami)
Materiały naturalne obojętne chemicznie-taśma bawełnianaMax 2nietakbezkwasowe
APDOP MilanówektaknieWąska taśma bawełnianaNie, ale lepiej nie dziurkować np. delikatnego materiałutakbezkwasowe
AP GdańsktaktakTaśma bawełnianaNie określanonieNie określanobezkwasowe
AP KatowicetaknieTasiemka bawełniana/sznurek ale z tekturką zabezpieczającąMax 2 ale Dopuszczają 4 przy formacie A3nieniebezkwasowe
AP SuwałkitaktakTaśma bawełniana/sznurekDopuszcza zwiększenie ilości dziurekJedynie dla koszulek wykonanych z folii poliestrowych (specjalistyczne)takbezkwasowe
AP OlsztyntakNie określanoSznurek-odwracalnyNie określononieNie określanobezkwasowe
AP ToruńtaktakSzpagat/dratwa2nieniebezkwasowe
AP Zielona GórataknieTasiemka bawełniana od 5 do 10 mmniebezkwasowe