Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla różnych podmiotów

Decyzją nr 3 (z późniejszymi zmianami) Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołany został Zespół do wspierania archiwów państwowych w sprawach z zakresu opracowywania i opiniowania projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. Jego prace rozpoczęły się w 2011 r. i trwały do 31 grudnia 2014 r.

W dniu 10 stycznia 2014 r. powołany został, decyzją nr 1  Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, odrębny Zespół do wspierania Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w sprawach z zakresu opracowywania i opiniowania projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

Decyzją Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołany został Zespół do wspierania archiwów państwowych w sprawach z zakresu opracowywania i opiniowania projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. Jego prace rozpoczęły się w 2015 r. i trwały do końca 2016 r.

 

Ustalenia ogólne podjęte w toku prac Zespołu:

– rezygnowanie w jednolitych rzeczowych wykazach akt z kolumny na oznaczenie kategorii archiwalnej dokumentacji w innej komórce organizacyjnej niż merytoryczna pod warunkiem wprowadzenia odpowiednich przepisów w instrukcji kancelaryjnej

– w podmiotach, które choć obecnie nie są ustalone jako wytwarzające materiały archiwalne, ale w stosunku do których archiwa państwowe byłyby zainteresowane przejęciem od nich części dokumentacji, wprowadza się w odpowiednich klasach zamiast oznaczenia „B25” oznaczenie „BE25”.

 

W 2011 r. zespół pracował nad przykładowymi klasyfikacjami i kwalifikacjami dokumentacji dla:

  • powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego
  • powiatowych inspektoratów weterynaryjnych
  • ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie
  • szkół, przedszkoli i gminnych zespołów ekonomiczno-administracyjnych szkół
  • bibliotek.

W latach 2011-2016 Zespół zaakceptował do rozpowszechnienia następujące klasyfikacje i kwalifikacje dokumentacji w układzie jak w jednolitym rzeczowym wykazie akt:

 

ZAGADNIENIA OGÓLNE od 0 do 3:

Uzupełniona przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla zagadnień ujętych w klasach od 0 do 3 (stan na dzień 12.11.2013 r.)

– Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla zagadnień ujętych w klasach od 0 do 3 (stan na dzień 15.12.2011 r.)

SZKOŁY:

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej szkół (placówek oświatowych) z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

PRZEDSZKOLA:

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja z działalności merytorycznej przedszkoli z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

POWIATOWE INSPEKTORATY NADZORU BUDOWLANEGO:

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

Wyżej wymieniona przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej PINB została pozytywnie zaopiniowana przez Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego w dniu 1 czerwca 2012 r.

BIBLIOTEKI:

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej bibliotek z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

POWIATOWE INSPEKTORATY WETERYNARII:

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej powiatowych inspektoratów weterynarii z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

OŚRODKI POMOCY SPOŁECZNEJ:

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z działalności merytorycznej ośrodków pomocy społecznej z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

JEDNOSTKI PROWADZĄCE ADMINISTRACYJNĄ I EKONOMICZNĄ OBSŁUGĘ PLACÓWEK OŚWIATOWYCH:

 Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dla dokumentacji z działalności merytorycznej jednostek prowadzących administracyjną i ekonomiczną obsługę placówek oświatowych z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

CENTRA POMOCY RODZINIE:

 Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dla dokumentacji z działalności merytorycznej centrów pomocy rodzinie z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

POWIATOWE URZĘDY PRACY:

 Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dla dokumentacji z działalności merytorycznej powiatowych urzędów pracy z dodatkowymi klasami w grupach od 0 do 3

 

Podmioty publiczne zainteresowane otrzymaniem jednolitego rzeczowego wykazu akt w pełnym brzmieniu w wersji elektronicznej, przygotowanego na bazie ww. klasyfikacji i kwalifikacji, powinny kontaktować się z właściwym miejscowo archiwum państwowym.

Wyjaśnienia dodatkowe:
Podmioty, korzystające przy opracowywaniu swojego jednolitego rzeczowego wykazu akt z ww. klasyfikacji i kwalifikacji, mogą usuwać zbędne klasy lub dodawać nowe grupy rzeczowe, ale pod warunkiem zachowania prawidłowej ich budowy, a w szczególności prawidłowości w sposobie konstruowania symboli klasyfikacyjnych.