Podstawowe informacje o przepisach kancelaryjnych i archiwalnych

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować:
1) instrukcję kancelaryjną;
2) jednolity rzeczowy wykaz akt;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt)
– zwane „przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi”.

 

Pojęcie państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach  przedstawia się następująco:
państwowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność Skarbu Państwa w 100%, państwowa osoba prawna;
samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność jednostek samorządu terytorialnego w 100%, samorządowa osoba prawna;
państwowo-samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca po części własność państwową, a po części samorządu terytorialnego.

Przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych.

 

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w ww. organach i jednostkach musi być prowadzona w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, co w połączeniu z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) oznacza, że w każdym wyżej wymienionym podmiocie, obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy.

 

Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy stosują rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).

Każdy inny podmiot niż wyżej wymienione musi posiadać komplet własnych aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

 

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna powinna określać szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz regulować postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją:

  • niezależnie od techniki wytwarzania dokumentacji, jej postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych,
  • począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

 

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt)

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt) powinna regulować postępowanie w archiwum zakładowym (składnicy akt) z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Powinna również regulować organizację archiwum zakładowego (składnicy akt).

 

Jednolity rzeczowy wykaz akt 

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Powinien obejmować wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całość dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień. Jednolity rzeczowy wykaz akt – ze względu na odrębny tryb jego wprowadzania – nie może być załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej.

Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, opiera się na następujących podstawach:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe

Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na niezależności tej klasyfikacji od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

2) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień

Ujęcie w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot skutkuje koniecznością stałego monitoringu wykazu akt pod kątem pojawiania się nowych zadań w podmiocie, tak by grupy rzeczowe wprowadzane były do wykazu akt zanim pojawi się dokumentacja związana z realizacją danego zadania.

3) systemie klasyfikacji dziesiętnej

Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na dalsze rzędy dokonywany jest analogicznie. Dokonywanie dalszego podziału klas uwarunkowane jest dążeniem do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

Oparcie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej powoduje, że każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr w następujący sposób:

  1. dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;
  2. dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;
  3. dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;
  4. dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.

 

Symbole klasyfikacyjne
IIIIIIIV
0   
 00  
  000 
   0000
   0001
  001 
 01  
  010 
  011 
   0110
   0111
1   
 10  
  100 
  101 
   1010
   1011
 11  
  110 
  111 

 

Niektóre klasy różnych rzędów pozostawia się wolne na wypadek rozbudowy wykazu akt o nowe zagadnienia w działalności podmiotu.

Na opis klasy w wykazie akt składają się:

  • symbol klasyfikacyjny;
  • hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
  • w razie potrzeby – uszczegółowienie hasła poprzez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, wskazanie nietypowych metod liczenia okresów przechowywania, czy określenie kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej;
  • w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna.
4) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

Ustalenie dla kas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.