Digitalizacja

Digitalizacja

Digitalizacja materiałów archiwalnych stanowi nowoczesne narzędzie wspierania realizacji zadań związanych z ich udostępnianiem i zabezpieczaniem. Umożliwia ona realizację wizji archiwów otwartych, oferujących wysokiej jakości usługi zdalnego dostępu do informacji zawartych w materiałach archiwalnych, a także umożliwia ich zachowanie dla przyszłych pokoleń w postaci cyfrowych kopii wzorcowych.

Archiwa państwowe prowadzą prace nad digitalizacją zasobu we własnym zakresie, wykorzystując infrastrukturę do digitalizacji będącą w ich dyspozycji oraz w formie usługi zamawianej u zewnętrznego wykonawcy.

W archiwach państwowych funkcjonuje 30 pracowni digitalizacyjnych.

 

Digitalizacja
Pracownia digitalizacji w Archiwum Państwowym w Zielonej Górze.
Digitalizacja
Pracownia digitalizacji w Archiwum Państwowym w Białymstoku.

 

 

Efekty wieloletnich prac archiwów państwowych w obszarze digitalizacji zaowocowały możliwością korzystania z około 90 mln kopii stron dokumentów archiwalnych, co bezspornie stanowi niespotykaną dotychczas przestrzeń dla badań prowadzonych nad dziejami Państwa Polskiego, zarówno dla zawodowych historyków, jak i dla osób hobbystycznie korzystających z zasobu.

Wytwarzanymi przez archiwa państwowe kopiami cyfrowymi administruje Narodowe Archiwum Cyfrowe, któremu Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego powierzył funkcję Centrum kompetencji ds. digitalizacji materiałów archiwalnych. Narodowe Archiwum Cyfrowe świadczy także archiwom państwowym oraz instytucjom z nimi współpracującym usługę zabezpieczania danych w Centralnym Repozytorium Cyfrowym Archiwów Państwowych.

 

Celem wskazania kierunków działań archiwów państwowych w obszarze digitalizacji materiałów archiwalnych oraz udostępniania ich kopii cyfrowych została wdrożona Strategia digitalizacji zasobu archiwów państwowych na lata 2018-2023, która nawiązuje do innych krajowych dokumentów strategicznych w zakresie digitalizacji i zwiększania dostępności zasobów publicznych, w tym zbiorów dziedzictwa, w sieci.

W ramach realizacji Strategii digitalizacji archiwa państwowe zrealizują dziesięć kluczowych zadań, które znacznie ułatwią użytkownikom dostęp on-line do państwowego zasobu archiwalnego. Zadania te skupiają się na rozwoju infrastruktury i doborze materiałów archiwalnych do digitalizacji zgodnie z zapotrzebowaniem użytkowników.

W ramach realizacji Strategii digitalizacji archiwa państwowe ułatwią użytkownikom dostęp on-line do kolejnych 55 mln skanów polskiego dziedzictw dokumentacyjnego, zostaną utworzone nowe pracownie digitalizacji oraz zmodernizowana zostanie już istniejąca infrastruktura digitalizacyjna.


Digitalizacja archiwaliów za granicą

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych i podległe jej archiwa państwowe od ponad 20 lat realizują projekty dotyczące pozyskiwania kopii materiałów historycznych przechowywanych w archiwach Europy Zachodniej i Wschodniej.

NDAP prowadzi projekty pozyskiwania kopii materiałów archiwalnych z zagranicy w ramach długofalowej polityki uzupełniania narodowego zasobu archiwalnego. Realizowane projekty mają charakter wieloletnich inicjatyw. Poprzedzało je rozpoznanie interesujących stronę polską archiwaliów, uzgodnienia warunków współpracy z partnerami zagranicznymi oraz profesjonalne przygotowanie technicznej strony procesu kopiowania dokumentów. Podejmowane działania uwzględniają specyficzne uwarunkowania i realia danego kraju, w tym ograniczenia finansowe i techniczne oraz możliwości tkwiące w zasobach ludzkich. Pozyskiwane kopie spełniają standardy techniczne stosowane w polskich archiwach państwowych. Są one wykonywane według wskazówek i instrukcji strony polskiej, a ich jakość jest stale kontrolowana w Narodowym Archiwum Cyfrowym lub w pracowniach digitalizacji innych archiwów państwowych.

W ostatnich kilku latach prace digitalizacyjne koncentrowały się na kopiowaniu poloników przechowywanych w archiwach białoruskich, litewskich i ukraińskich. Obejmowały one materiały polskiej proweniencji wytworzone w okresie przedrozbiorowej Rzeczypospolitej, XIX stulecia oraz II Rzeczypospolitej. Łącznie w ciągu ostatnich 20 lat pozyskano kilka milionów kopii z materiałów archiwalnych przechowywanych w różnych krajach Europy, w tym głównie Europy Wschodniej. Projekty te zostały zrealizowane w oparciu o porozumienia bilateralne z partnerami zagranicznymi, w drodze wymiany kopii lub odpłatnie.

W latach 2013-2018 do Polski sprowadzono ponad 2 mln skanów z archiwów białoruskich, litewskich i ukraińskich. Stanowiły one uzupełnienie zasobów dwóch centralnych archiwów warszawskich: Archiwum Akt Nowych i Archiwum Głównego Akt Dawnych oraz archiwów państwowych w terenie: Archiwum Państwowego w Suwałkach, Archiwum Państwowego w Białymstoku, Archiwum Państwowego w Lublinie oraz Archiwum Państwowego w Przemyślu.

 

Reconstitution of the Memory of Poland (Odtworzenie Pamięci Polski)

Głównym wieloletnim programem, mającym na celu rozpoznanie i rejestrację, a w dalszej kolejności kopiowanie materiałów archiwalnych jest projekt Reconstitution of the Memory of Poland (Odtworzenie Pamięci Polski), realizowany od 1999 r. W ramach tej inicjatywy prowadzone są kwerendy archiwalne oraz rejestracja materiałów dotyczących Polski i Polaków w krajach sąsiadujących. Od 10 lat projekt ten koncentruje się na poszukiwaniach materiałów związanych z polską historią w archiwach ukraińskich – głównie w Centralnym Państwowym Archiwum Historycznym Ukrainy we Lwowie, Archiwum Państwowym Obwodu Lwowskiego we Lwowie i Archiwum Państwowym Obwodu Tarnopolskiego w Tarnopolu.

 

Mikrofilmowanie i digitalizacja poloników w Centralnym Państwowym Archiwum Historycznym Ukrainy we Lwowie

Od 2007 r. do dnia dzisiejszego realizowany jest projekt mikrofilmowania poloników w kluczowym dla polskich dziejów Centralnym Państwowym Archiwum Historycznym Ukrainy we Lwowie. Jego podstawę stanowi umowa pomiędzy Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych a Centralnym Państwowym Archiwum Historycznym Ukrainy we Lwowie, zawarta 22 października 2007 r. W wyniku projektu corocznie pozyskiwanych jest ok. 50 tys. klatek mikrofilmowych z zespołów z okresu staropolskiego oraz z okresu 1772-1918. Kopie gromadzone są i udostępniane w pracowni naukowej AGAD. Dotychczas pozyskano tą drogą ponad 0, 5 mln klatek mikrofilmowych.

Równolegle z mikrofilmowaniem poloników na Ukrainie realizowane są w ostatnich kilku latach projekty digitalizacyjne. Skanowanie poloników we Lwowie prowadzone jest od 2013 r. przez Archiwum Główne Akt Dawnych w oparciu o umowę podpisaną z Centralnym Państwowym Archiwum Historycznym Ukrainy we Lwowie. Dotychczas pozyskano do Polski ponad 1 mln skanów.

 

Digitalizacja poloników w archiwach ukraińskich we Lwowie i Tarnopolu

Projekty skanowania materiałów polskich w archiwach ukraińskich we Lwowie i Tarnopolu są realizowane od 2014 r. przez Archiwum Państwowe w Przemyślu na podstawie porozumień dwustronnych z trzema archiwami ukraińskimi: Centralnym Państwowym Archiwum Historycznym Ukrainy we Lwowie, Archiwum Państwowym Obwodu Lwowskiego we Lwowie oraz Archiwum Państwowym Obwodu Tarnopolskiego w Tarnopolu. W latach 2014-2018 pozyskano ponad 150 tys. skanów. Dalsze prace będą realizowane w kolejnych latach.

 

Digitalizacja materiałów archiwalnych z Archiwum Narodowym w Estonii

Archiwum Główne Akt Dawnych podjęło także współpracę w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych z Archiwum Narodowym w Estonii. W latach 2013-2014 zdigitalizowano akta osobowe ponad 2 tys. studentów polskich z Uniwersytetu w Dorpacie z lat 1802-1889. Zeskanowano łącznie ponad 100 tys. stron materiałów archiwalnych.

 

Pozyskiwanie kopii z archiwów białoruskich i litewskich

Kopie mikrofilmowe i cyfrowe są pozyskiwane do polskich archiwów państwowych również bezpłatnie w drodze wymiany z partnerami zagranicznymi.
W ten sposób pozyskano materiały historyczne ważne dla polskich badaczy z archiwów białoruskich i litewskich. W ramach wymiany z Centralnym Archiwum Historycznym Białorusi w Mińsku do zasobu Archiwum Głównego Akt Dawnych trafiły następujące materiały:

  • ponad 160 tys. klatek mikrofilmowych z akt grodzkich brańskich z okresu staropolskiego.
  • ponad 37 tys. skanów Archiwum Sobieskich z Oławy, pozyskane w oparciu
    o umowę dwustronną realizowaną w latach 2016-2018.

W ramach projektów wymiany mikrofilmów z centralnymi archiwami litewskimi w Wilnie w latach 2004-2010 pozyskano ponad 300 tysięcy klatek mikrofilmowych. Obecnie w oparciu o nowe porozumienie o współpracy archiwalnej z 2012 r. pozyskiwane są kolejne kopie, w tym także cyfrowe. W 2012 r. Archiwum Państwowe w Suwałkach w wyniku wymiany pozyskało do swojego zasobu ok. 77 tys. skanów. W latach 2013-2018 strona litewska przekazała do zasobu Archiwum Akt Nowych w Warszawie kopie mikrofilmowe z zespołu: Urząd Komisarza miasta Wilna z okresu
II Rzeczypospolitej (łącznie ok. 125 tys. klatek mikrofilmowych).

Wymienione powyżej działania będą kontynuowane w kolejnych latach we współpracy z archiwami białoruskimi, litewskimi i ukraińskimi. Przy dalszym planowaniu projektów skanowania poloników na Wschodzie trzeba mieć na uwadze ogromne ilości materiałów archiwalnych pozostających poza granicami Polski w wielu archiwach zagranicznych i konieczność dokonywania wyboru, co należy kopiować w pierwszej kolejności i jakie kryteria przyjąć.

Przykładowo, jedynie w dwu archiwach lwowskich przechowywanych jest ok. 50 km akt, z których zdecydowana większość dotyczy polskiej historii. Archiwum Państwowe Obwodu Lwowskiego we Lwowie przechowuje łącznie 894 zespoły archiwalne, obejmujące materiały do 1939 r., a więc w całości interesujące stronę polską. Zasób tej instytucji to ponad 30 km akt. Z kolei Centralne Państwowe Archiwum Historyczne Ukrainy we Lwowie obejmuje 868 zespołów archiwalnych z okresu od średniowiecza do 1939 r. o łącznym rozmiarze ponad 12 km akt. Szczegółowe zestawienie zespołów w większości polskiej proweniencji w zasobie Centralnego Państwowego Archiwum Historycznego Ukrainy we Lwowie zostało opublikowane w 2005 r. w przewodniku: Centralne Państwowe Archiwum Historyczne Ukrainy we Lwowie. Przewodnik po zasobie archiwalnym, oprac. A. Krochmal, Warszawa 2005.

W wymienionych trzech państwach ilość materiałów związanych z polską historią przekracza łącznie 100 km akt. Proces kopiowania musi zatem być rozłożony w długim przedziale czasowym i wymaga znaczących nakładów finansowych i zaangażowania fachowych kadr.