Archiwum Dokumentów Elektronicznych

O projekcie

W instytucjach publicznych powstaje coraz więcej dokumentów w formie elektronicznej. Podobnie jak tradycyjne dokumenty docelowo zostaną one przekazane do archiwów państwowych. Projekt „Archiwum Dokumentów Elektronicznych” ma na celu stworzenie systemu umożliwiającego długoterminowe przechowywanie i konserwację materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej.

W Archiwach państwowych nie istnieje obecnie w pełni funkcjonalne narzędzie umożliwiające przejmowanie, weryfikację i zarządzanie przechowywanymi materiałami archiwalnymi w postaci elektronicznej. W związku z tym podjęta została inicjatywa opracowania i uruchomienia systemu informatycznego, który umożliwi:
  Archiwom państwowym: spełnienie zobowiązań w zakresie przejmowania, przechowywania, zarządzania i udostępniania dokumentacji
•  Jednostkom zobowiązanym: przekazanie dokumentacji w postaci elektronicznej
•  Obywatelom: uzyskanie dostępu do dokumentacji w postaci elektronicznej.

Archiwum Dokumentów Elektronicznych będzie odpowiedzialne za przejmowanie i przechowywanie materiałów archiwalnych. Przejęte materiały będą opracowywane w Zintegrowanym Systemie Informacji Archiwalnej ZoSIA. Następnie publiczne materiały archiwalne zostaną udostępnione w serwisie szukajwarchiwach.pl.

 

Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Porozumienie

11 maja br. zawarte zostało pomiędzy Centrum Projektów Polska Cyfrowa, a Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych Porozumienie nr POPC.02.01.00-00-0085/18-00 o dofinansowanie projektu „Archiwum Dokumentów Elektronicznych” w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014 – 2020.

Całkowita wartość Projektu wynosi: 8 390 764,00 zł, w tym ze środków europejskich pochodzi 7 101 103,57 zł, resztę stanowią środki z budżetu państwa.

Beneficjent: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

Partnerzy: Narodowe Archiwum Cyfrowe,  Archiwum Państwowe w Bydgoszczy oraz Archiwum Państwowe w Toruniu.

Okres realizacji:01.07.2018 – 30.06.2020

Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Realizacja

LUTY 2019:

21-22.02.2019 Szkolenie dla przedstawicieli archiwów państwowych w ramach wdrożenia Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji dla archiwów państwowych.

15.02.2019 Przygotowanie przez Wykonawcę, firmę Transparent, księgi znaku dla systemu ADE

05.02.2019 Zatwierdzenie ostatecznej wersji logo dla systemu ADE

01.02.2019 Spotkanie warsztatowe z Wykonawcą projektu graficznego systemu ADE, przedstawienie wstępnych propozycji logo dla systemu ADE

STYCZEŃ 2019:

23.01.2019 – zawarcie umowy z Wykonawcą SoftBlue S.A., dot. wytworzenia i wdrożenia oprogramowania systemowego Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

22.01.2019 – zawarcie umowy z Wykonawcą Transparent Paulina Naumenko, dot. przygotowania projektu graficznego dla systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

15-18.01.2019 – audyt zasadniczy dot. przygotowania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji przeprowadzony przez Wykonawcę w siedzibie NDAP, NAC i AP Bydgoszcz

03.01.2019 Spotkanie warsztatowe z przedstawicielami Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w sprawie integracji systemu ADE z systemem EZD PUW / EZD RP

GRUDZIEŃ:

17.12.2018 Ogłoszenie zapytania ofertowego na Przygotowanie projektu graficznego dla systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Szczegóły zapytania dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej NDAP.

14.12.2018 Warsztaty dotyczące przygotowania strategii informacyjno-promocyjnej dla projektu ADE zorganizowane przez Wykonawcę Ideo Force dla wskazanych pracowników NDAP

11-17.12.2019 – audyt zerowy dot. przygotowania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji przeprowadzony przez Wykonawcę w siedzibie NDAP, NAC i AP Bydgoszcz

07.12.2018 Zakończenie prac nad makietami systemu ADE

03.12.2019 Badania sprawdzające UX na makietach systemu ADE dla przedstawicieli archiwów i jednostek. W badaniach wzięli udział przedstawiciele:

– dla Portalu Administracyjnego: NAC, NDAP

– dla Portalu Archiwisty: AP Warszawa, AP Kielce, NAC

– dla Portalu Jednostek: UM Warszawa, Ministerstwo Cyfryzacji

LISTOPAD:

30.11.2018 Podpisanie umowy z Wykonawcą Ideo Force sp. z o.o. ., na Przygotowanie strategii promocyjno-informacyjnej dla projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych

22 – 23.11.2018 W Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych odbyły się warsztaty „Wstęp do przygotowania i wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem  informacji – SZBI” w których uczestniczyli wskazani pracownicy NDAP, NAC, AP Bydgoszcz i AP Toruń.

08.11.2018 Ogłoszenie zapytania ofertowego na Przygotowanie strategii promocyjno-informacyjnej dla projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

Szczegóły zapytania dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej NDAP.

PAŹDZIERNIK:

01.10.2018 – W ramach realizacji badań potrzeb użytkowników we Wrocławiu odbyły się pierwsze zogniskowane wywiady grupowe i warsztaty partycypacyjne. Wzięli w nich udział przedstawiciele Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, Starostwa Powiatowego w Polkowicach, Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska we Wrocławiu oraz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.

W październiku planowane są jeszcze 3 kolejne sesje wywiadów grupowych: jedna z przedstawicielami archiwów i dwie z przedstawicielami jednostek.

WRZESIEŃ:

21.09.2018 – Ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Wytworzenie i wdrożenie oprogramowania systemowego „Archiwum Dokumentów Elektronicznych” wraz z gwarancją”.

Szczegóły dot. postępowania dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej

18, 20.09.2018 – W ramach realizacji badań potrzeb użytkowników odbyły się cztery sesje wywiadów kontekstowych i obserwacji. Wzięli w nich udział przedstawiciele Narodowego Archiwum w Krakowie oraz archiwów państwowych z Wrocławia (o. Kamieniec Ząbkowicki) oraz Katowic (centrala, o. w Bielsku-Białej).

07.09.2018 – Ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Opracowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji dla archiwów państwowych”.

Szczegóły dot. postępowania dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej

04.09.2018 – W ramach realizacji badań potrzeb użytkowników odbyły się pierwsze indywidualne wywiady pogłębione z wytypowanymi pracownikami archiwów państwowych. Wzięli w nich udział przedstawiciele archiwów państwowych z Przemyśla, Nowego Sącza, Białegostoku oraz Narodowego Archiwum Cyfrowego.

SIERPIEŃ:

14.08.2018 – Podpisanie umowy z Wykonawcą, Future Processing Sp. Z o.o., wyłonionym w toku postępowania na „Przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników oraz przygotowanie projektu funkcjonalnego (makiet) systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) wraz z opieką projektanta UX podczas wytwarzania oprogramowania oraz w fazie testów weryfikacyjnych gotowych aplikacji/produktów”.

02.08.2018 – Rozstrzygnięcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników oraz przygotowanie projektu funkcjonalnego (makiet) systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) wraz z opieką projektanta UX podczas wytwarzania oprogramowania oraz w fazie testów weryfikacyjnych gotowych aplikacji/produktów”

CZERWIEC:

29.06.2018 – Ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników oraz przygotowanie projektu funkcjonalnego (makiet) systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) wraz z opieką projektanta UX podczas wytwarzania oprogramowania oraz w fazie testów weryfikacyjnych gotowych aplikacji/produktów”.

Szczegóły dot. postępowania dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej

MAJ:

11.05.2018 – Zawarcie porozumienia o dofinansowanie projektu „Archiwum Dokumentów Elektronicznych” w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014 – 2020 (nr POPC.02.01.00-00-0085/18-00) pomiędzy Centrum Projektów Polska Cyfrowa, a Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych Porozumienie.